De newsroom helpt je je informatiestromen te temmen

Geloof me, je bent niet de enige. Zo'n 80 gemeenten in Nederland maken inmiddels gebruik van een newsroom. En geef ze eens ongelijk want met een newsroom creëer je één centrale plek vanuit waar al je communicatie plaatsvindt. Maar ik heb vaak genoeg van klanten gehoord dat de newsroom bij hun niet van de grond is gekomen.

Maar hoe kan dit toch, vraag je je misschien af? Ik zie vaak dat het in de praktijk tegen kan vallen om alles op zijn plek te laten vallen. Een newsroom begint allereerst met een goed, doordacht plan. Daarnaast moet je aan belangrijke zaken denken als je doel, de mensen (rollen), je werkprocessen, wat je gaat meten en noem zo maar op. Je merkt het al, er komt toch snel een hoop bij kijken om het goed te doen!

Om je op weg te helpen heb ik een praktisch stappenplan voor jou opgesteld. Ook ben ik in gesprek gegaan met experts die aan de wieg hebben gestaan van hun newsroom. Hun tegenslagen en werkwijzen deel ik met jou in onze blauwdruk 'Zo bouw je aan een succesvolle newsroom'. Want waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als je kan leren van de fouten die anderen gemaakt hebben? Heeft jouw organisatie al een newsroom, maar loopt het nog stroef? Ook dan weet ik zeker dat dit stappenplan voor jou van van waarde zal zijn. Wil je de uitgebreide versie? Download deze dan hier: https://cyclemedia.nl/blauwdruk-newsroom. Lees je liever de korte versie? Scroll dan naar onder.

Stap 1. Voorbereiding is het halve werk
Loop je als organisatie vaak achter de nieuwsfeiten aan en/of is er de behoefte om beter samen te werken tussen de disciplines? Dan weet je dat je als organisatie klaar bent voor het oprichten van een newsroom. Maar let op: onderschat niet de impact hiervan op de organisatie. Het hoeft niet complex te zijn, mits je de afdelingen, van alle lagen, goed inlicht -en belangrijker nog- goed hebt voorbereid.

Stap 2. Start met een duidelijk doel voor ogen
De eerste stap, voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat, is het bepalen van hetorganisatiedoel. Dat je een newsroom opzet omdat je beter wilt leren samenwerken of om dichter op het nieuws te zitten is vanzelfsprekend. De newsroom mag echter nooit een doel op zich zijn. Het is een middel om een hoger doel te realiseren. Vaak gaat het hier om het versterken van de dialoog en om samenwerking met inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen te realiseren of versterken.

Is er een andere reden waarom je van start wilt gaan met een newsroom? Bijvoorbeeld reputatiemanagement, klantcontact/webcare verbeteren of de samenwerking tussen de verschillende afdelingen vergroten? Of vind je gewoon dat jouw communicatie en actie naar buiten toe sterker mag? Stem dit doel dan goed af met de betrokken. Zorg dat het management deze visie deelt en dat dit door alle betrokkenen en collega’s wordt gedragen. Je wilt voorkomen dat mensen in de weerstand schieten.

Stap 3. Werkprocessen en mandaat
Voordat de juiste disciplines in huis worden gehaald die nodig zijn voor het slagen van de newsroom is het goed om de werkprocessen te beschrijven en verantwoordelijkheden vast te leggen. Wanneer wordt er overlegd en gerapporteerd? Het is belangrijk om hierover vooraf goede afspraken op papier te zetten. Je wilt concrete vragen beantwoord hebben over wat je gaat doen en hoe je dat gaat aanpakken. Het is gebruikelijk om de dag in de newsroom te beginnen met een stand-up. Welke onderwerpen spelen er? Wat is de impact van bepaalde issues? Moeten we actie ondernemen? Updaten we de website of delen we informatie via social media? De stand-up is mooi moment om vragen te stellen en taken te verdelen. Een andere handige tool is de TamTam; een overzicht van het (online gesprek van de afgelopen 24 uur.

Stap 4. Multidisciplinair team
Binnen een newsroom moeten verschillende disciplines vertegenwoordigd zijn om het project te laten slagen. Denk aan alle facetten die bij de newsroom komen kijken: monitoren, analyseren en duiden van informatie, woordvoering, terugkoppeling via social media, beeldredactie en meer. Je kunt je voorstellen dat dit behoorlijk wat verschillende vakgebieden behelst. Inventariseer wat er nodig is en haal vervolgens de functies in huis die er nog niet zijn. Het is natuurlijk ook mogelijk om te kijken welke collega’s over de benodigde kwaliteiten beschikken die je nog zoekt. Misschien is een van je collega’s analytisch vaardig en kan hij of zij fungeren als analist binnen het team. Of is er iemand die actief is op social media en hierin een actieve rol kan vervullen? Vraag eens rond in de eigen organisatie en wie weet zijn de specialisten gewoon in huis. Functies integreren kost tijd. Net zoals de samenwerking goed op orde krijgen. Er zal op een andere manier gewerkt moeten worden. Niet iedereen kan even goed tegen verandering op de werkvloer. Zorg daarom dat je je team meekrijgt en dat doe je door met een goed plan te komen. Heldere communicatie is van belang.

Beantwoord een aantal vragen die er toe doen: hoe gaan de disciplines samenwerken binnen de organisatie? Wie heeft de leiding in de newsroom? Wie zet de lijnen uit en de mensen aan het werk? Als bijvoorbeeld iedereen een andere manager heeft dan kan dit voor wrijving zorgen. Eén aanspreekpunt werkt daarom beter. Beschrijf ook de rollen uitgebreid. Wie doet wat? En is waarvoor verantwoordelijk? Ik zie vaak dat vooral grotere organisaties een newsroom hebben. Kleinere organisaties hebben een kleiner team, waardoor er minder ‘reuring’ in de organisatie is. Een newsroom is dan misschien nu nog minder vanzelfsprekend, maar ook hier is het goed mogelijk om stappen te zetten waardoor je efficiënter gaat samenwerken en communiceren. De mobiele newsroom is een goed voorbeeld van een newsroom die zich heeft aangepast aan de organisatie.

Stap 5. Weet wat je meet
Wat wil je precies meten? Het is noodzakelijk om bij de start van de
newsroom duidelijk te hebben wat je wilt meten. Er komt veel informatie op de
gemeente af en daarom is het goed om te werken met een meetplan.
Wat we veel zien is dat wordt gemeten wat er over de organisatie wordt gezegd en wat er leeft in de stad. Hiervoor zijn monitoringstools beschikbaar. Maar welke
tool leent zich het beste voor het uitlezen van de data waarop je wilt filteren? Hoe stel je deze in? Welke zoekwoorden gebruik je? Ga je op een thema filteren? En wat doe je vervolgens met de informatie en hoe geef je hier duiding aan? Hoe gaan mijn collega’s hiermee werken en welke informatie toon ik op de schermen in en eventueel buiten de newsroom? Wat doe je vervolgens met de informatie en hoe geef je duiding hieraan? Zorg dat je weet wat je wilt meten en met welk doel. Er is zoveel data beschikbaar dat je voor jezelf jouw prioriteiten helder moet hebben. Waar leg jij jouw focus op? Voorbeelden hiervan zijn: meldingen in de openbare ruimte, klachten in het algemeen of een actueel thema dat leeft in de gemeente. Met de verkregen informatie kan je vervolgens ook weer alle kanten op. Wat wat doe je ermee? Maak je bijvoorbeeld een issue- of reputatieanalyse? Of een risicoanalyse van de omgeving? Spreek dat met elkaar af voordat je begint met de newsroom. Hiermee creëer je duidelijke regels én verplicht je jezelf en je team om hierover na te denken.

Naast het meten van online sentimenten heb je natuurlijk ook nog de pagina- en advertentiestatistieken van de gebruikte social media kanalen. Deze statistieken zijn evengoed belangrijk om te meten, deze geven je namelijk waardevolle inzichten in wat wel of niet werkt, kijkend naar o.a. beeld, tone of voice, beste dag en tijd om te posten. Analyse en duiding van deze statistieken helpen jou de kanalen en content strategischer in te zetten. Voor deze analyses adviseren wij een dashboard zoals Agency Analytics in te zetten. Hierin kun je koppelingen leggen met de meest gebruikte online kanalen, zoals Facebook. Instagram, LinkedIn, YouTube en Google. Tot slot wil ik meegeven dat online nieuws en social media niet heiligmakend zijn. Kijk juist ook goed naar offline data. Wat komt er binnen via de collega’s van het klantcontact en met welke informatie komt het wijkmanagement? Verzamel de informatie en data vanuit zoveel mogelijk verschillende hoeken om een completer informatiebeeld te verkrijgen. Hierdoor wordt je data ook ‘rijker’.

Stap 6. Wat is hier fysiek voor nodig?
Als je alle voorgaande stappen doorlopen hebt, dan kun je aan de slag met de inventarisatie van de middelen voor de newsroom. Waar ga je zitten in het gebouw? Dicht bij het klantcontactcentrum? Of juist dichtbij het bestuur en woordvoering? Ga je voor een open lichte ruimte of een gesloten ruimte? En wat heb je nodig in de fysieke ruimte om informatie van binnen naar buiten te halen en te duiden? Een newsroom beschikt in ieder geval over goede werkplekken, een snelle internetverbinding, visuele elementen zoals een promotie banner, whiteboard en natuurlijk een of meerdere beeldschermen.

Via de schermen kan je laten zien wat je doet in de newsroom. Dit kan bijdragen om jouw collega’s enthousiast te maken en om te zorgen dat ze informatie delen. De
newsroom heeft een open karakter dus is het fijn als collega’s binnenlopen. Via de
schermen kan iedereen altijd zien wat er over de organisatie gezegd wordt en wat er leeft binnen de gemeente. Vaak komen er realtime vragen binnen die op social media
gesteld worden. Laat d.m.v. rapporten en overzichten zien wat je doet en welke
waardevolle informatie je binnen hebt gehaald en hoe je hier duiding aan hebt
gegeven. Veel gemeenten communiceren de informatie uit de newsroom in hun TamTam. Dit is een digitale nieuwsbrief die naar alle medewerkers in de organisatie wordt gestuurd. Zo toon je op een mooie, overzichtelijke manier dagelijks de meerwaarde van de newsroom. Ondertussen zien de collega’s wat de newsroom doet. Dit creëert omgevingsbewustzijn binnen de organisatie. Via de schermen kan iedereen altijd zien wat er over de organisatie gezegd wordt en wat er leeft binnen de gemeente.

Stap 7. De TamTam
De TamTam, wat is dat nou preciess? De TamTam wordt regelmatig verstuurd en geeft op een overzichtelijke manier een verslag van wat alle medewerkers moeten weten. Een mooie start van de dag voor iedereen in de organisatie omdat je direct weet wat er leeft. Wat is het nieuws van de dag, wat speelt er en waar moet men rekening mee houden? Met de TamTam zijn al jouw collega’s in één keer op de hoogte van al het reilen en zeilen in de organisatie. Zorg voor een duidelijke opmaak zodat je zeker weet dat de mensen de TamTam graag lezen. De TamTam is maximaal 2 A4tjes groot. Het moet immers overzichtelijk blijven én lekker leesbaar zijn. Je wilt daarom met een aantrekkelijk template werken. Je werkt dan binnen de opmaak waarmee je zeker weet dat de informatie die je wilt brengen goed overkomt. Geen grote lap tekst of rommelige opsommingen, maar een mooie presentatie. Er zijn voorbeelden genoeg van hoe een TamTam eruit kan zien. Draai er een paar uit en laat je collega’s hun reactie geven. Een ander voordeel van werken met een template is dat je jezelf dwingt korte en krachtige content te maken en die prioriteiten kunt meegeven.Tot slot is de template met de juiste voorbereiding snel gevuld.

Stap 8. Je contentstrategie
Content, wat plaats je waar en wanneer? Een van de belangrijkste onderdelen van een newsroom is de content die je inzet voor je communicatie naar buiten toe. Deze moet ideaal gezien aansluiten op de belevingswereld van de verschillende doelgroepen. Een flinke uitdaging, want de doelgroep van een gemeente is divers en niet via één kanaal te bereiken. Diverse tools kunnen je helpen bij het strategisch inzetten van je kanalen en content. Wat plaats je wanneer en waar? Hoe maak je een goede briefing? Wat zijn goede beelden? Welke tone of voice gebruik je? En hoe maak je als social media team zelf aantrekkelijke content? Allemaal zaken om rekening meer te houden in je contentstrategie. Allereerst is het van belang de kanalen, content en kaders te bepalen. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe de gemeente Rotterdam hiermee werkt:

‍

‍

‍

Stap 13. Experimenteer en breid uit
Staat de basis? Ontwikkel dan door. Een newsroom 2.0 zoekt de diepte op en is in staat om zelf verslaggeving te doen van belangrijke gebeurtenissen. Veel gemeenten zetten bijvoorbeeld al video in om bepaalde inhoud uit te leggen. Echter ontbreekt het hierbij vaak aan een systeem en een centrale regie. Als newsroom van de toekomst heb je de controle over alle media. Dat betekent overigens niet dat je als newsroom alles zelf moet kunnen. Het gaat vooral om het faciliteren in middelen, strategie en formats. Heb je de beeldredactie op orde? Kijk dan eens naar video of misschien zelfs een podcast voor interne of externe communicatie. De gemeente Amsterdam heeft bijvoorbeeld al een maandelijkse podcast met stadsgesprekken. Een mooie vorm van communicatie die past in de inclusieve samenleving. Wil je niet te hard van stapel lopen? Werk dan eens met een laagdrempelige eerste pilot. Schrijf vervolgens de learnings op. Zo kan je nooit de mist ingaan.

Dit waren de 13 stappen. Er valt natuurlijk nog veel meer over de newsroom te vertellen. Daarvoor verwijs ik je naar ons e-book met daarin vele extra's, zoals interviews, tips en handvatten: https://cyclemedia.nl/blauwdruk-newsroom